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Acaba el ejercicio y hay que hacer el cierre contable. Es obligatorio: la contabilidad hay que cerrarla y volver a abrirla al empezar el ejercicio siguiente.

Para que sepamos de lo que estamos hablando debemos tener en cuenta que el cierre contable consiste en una serie de operaciones que tienen como finalidad, básicamente, determinar el beneficio o pérdida de la actividad, ajustar los valores de las partidas que figuran en el balance y elaborar el asiento de cierre que será el que nos servirá para iniciar la contabilidad después (asiento de apertura).

Como veremos más adelante, no todas las empresas tendrán que realizar todas las operaciones de cierre sino que realizará algunas o todas en función de las características de su contabilidad.

Pero antes de entrar directamente en cada una, es conveniente que tengamos claro el escenario temporal en el que nos movemos:

El ejercicio contable

Es importante recalcar el hecho de que hablamos de ejercicio y no de año porque el ejercicio contable no tiene por qué coincidir con el año natural.

En realidad, el ejercicio contable coincide con el ejercicio económico de la empresa, y es ella la que determina fecha de inicio y de fin de su ejercicio económico.
En este sentido existe una limitación que marca la normativa fiscal: no puede ser superior a un año, aunque si inferior.

Dentro de este límite, la entidad podrá fijar la duración que mejor se ajuste a su actividad económica.
En la mayoría de los casos el ejercicio económico, y por ende el ejercicio contable, coincide con el año natural, es decir, empieza el 1 de enero y acaba el 31 de diciembre.

Pero también hay empresas que determinan otras fechas de principio y fin porque el ciclo económico de su actividad así lo aconseja. Por ejemplo algunas que se dedican a la agricultura hacen coincidir su ejercicio económico con su proceso productivo.

A modo de resumen:

1.- El ejercicio contable coincide con el ejercicio económico de la empresa y

      • puede o no coincidir con el año natural
      • puede durar menos de un año pero no más.

2.- Cada ejercicio es un compartimento estanco, que engloba las operaciones económicas que tienen lugar en su vigencia y que

      • tiene un principio y un fin, y
      • tiene su propio resultado y sus propios balances

Yo me referiré al ejercicio contable presuponiendo que comienza el día 1 de enero y que termina el 31 de diciembre, por ser esto lo más habitual.

Operaciones de cierre

Antes de empezar con el cierre contable es muy recomendable comprobar los saldos de las cuentas y corregir posibles errores que se hayan podido cometer.
Una vez que la contabilidad está correcta, se inician las operaciones de cierre que son las siguientes:

1.- Periodificación de ingresos y gastos
2.- Reclasificación de deudas
3.- Ajustes de moneda extranjera
4.- Imputación a resultados de ingresos a distribuir en varios ejercicios
5.- Amortización de los bienes integrantes del inmovilizado material e inmaterial
6.- Deterioro de valor
7.- Variación de existencias
8.- Impuesto de sociedades
9.- Asiento de regularización
10.- Asiento de cierre
Voy a exponer, a grandes rasgos, en que consiste cada una.

Periodificación de ingresos y gastos

En aplicación del principio del devengo, en cada ejercicio deben imputarse los ingresos y gastos que efectivamente se produzcan en el mismo, independientemente de cuando tengan lugar los cobros o pagos de los mismos.

Con la periodificación lo que se hace es contabilizar como ingreso o gasto lo que verdaderamente tiene que imputarse como tal en el ejercicio vigente. Para ello hay que tener en cuenta que los ingresos se devengan cuando tiene lugar la prestación de servicios o la entrega de la mercancía (en caso de ventas), y los gastos cuando se disfruta del servicio o bien que sea.

Lo veremos muy claro con el típico ejemplo que ilustra perfectamente este concepto:

El 1 de julio de 2016 se contrata un seguro de responsabilidad civil que cubre desde ese día hasta el 30 de junio de 2.017. El importe pagado por banco es de 800 euros.

Pues bien, como el contrato empieza justo en la mitad del año de esos 800 euros sólo 400 euros corresponden a un gasto del ejercicio 2.016 y los otros 400 euros (la otra mitad) corresponden a 2.017.

Al contratar el seguro se hizo este apunte:

800 (625) Primas de seguros a (572) Banco 800

Pero hay que dejar como gasto de 2.016 únicamente lo que realmente corresponde a este período, por lo que el asiento a realizar a 31 de diciembre será:

400 (480) Gastos anticipados a (625) Primas de Seguros 400

Como este gasto corresponde a 2.017, en enero de ese año habrá que hacer:

400 (625) Primas de Seguros a (480) Gastos anticipados 400

Así queda reflejado en cada año el gasto que en realidad corresponde, independientemente de cuando se haya pagado.

Reclasificación de deudas y créditos

A la fecha del cierre contable las deudas y los créditos de la empresa deben aparecer desglosados atendiendo a su vencimiento, por lo que los importes que se vayan a pagar (si se trata de deudas) o a cobrar (créditos) en los próximos 12 meses deberán figurar en las cuenta propias del Corto Plazo.

El resto, cuyo vencimiento sea superior a 12 meses, engrosarán las cuentas correspondientes al Largo Plazo.
Este proceso por el que se traspasan los importes de un plazo a otro se llama Reclasificación.

Por ejemplo, a 1 de enero recibo un préstamo de 30.000 euros que tendré que devolver a razón de 1.000 euros al mes durante 30 meses. Cuando me lo conceden contabilizaré 12 cuotas a Corto Plazo y las 18 restantes a Largo Plazo, es decir, 12.000 euros a corto y 18.000 a largo plazo.

Llegado 31 de diciembre no me quedará saldo en la cuenta del corto plazo (porque ya he pagado las 12 cuotas) y seguiré teniendo 18.000 en el largo plazo.

Al reclasificar las deudas tendré que hacer un asiento mediante el que traspase otras 12 cuotas del largo al corto plazo, y así me quedarán los importes correctos atendiendo a su vencimiento: 12.000 euros a corto plazo y 6.000 a largo plazo.

Ajustes de moneda extranjera

Si en la contabilidad figuran partidas en moneda extranjera deberán adaptarse al tipo de cambio oficial de la fecha de cierre contable.

En función de cual haya sido el sentido en el que haya fluctuado la moneda el ajuste a realizar podrá implicar:

  • Un ingreso, y se contabilizará en la cuenta “Diferencias positivas de cambio” (768).
  • Un gasto, y se contabilizarán en la cuenta “Diferencias negativas de cambio” (668)

Imputación a Resultados de los ingresos a distribuir en varios ejercicios

Cuando la empresa recibe una subvención, donación o legado y se cumplen unos requisitos estas cantidades o bienes no se imputan directamente a ingresos del ejercicio si no que se contabilizan en las cuentas correspondientes al grupo 13.

Son estas partidas, las del grupo 13, las que deben imputarse a ingresos en la fecha de cierre contable en la proporción que corresponda.

Ejemplo: la entidad recibe una subvención de capital para adquirir una maquinaria por importe de 5.000 euros. Las subvenciones de capital (concedidas para adquirir bienes del inmovilizado) se imputan a resultados al mismo ritmo que se amortiza el bien adquirido.

En este caso la maquinaria se amortiza a razón de un 20% anual, por lo tanto la subvención se imputará a beneficios en esa misma proporción: un 20% anual.

Y el apunte contable sería:

1.000 (130) Subvenciones oficiales de capital a (746) Subvenciones . transferidas a resultados del ejercicio 1.000

Amortización del inmovilizado material e inmaterial

El inmovilizado de la empresa (bienes adquiridos con vocación de permanencia y que se utilizan para desarrollar la actividad) se deteriora con el uso o el paso del tiempo y va perdiendo valor.

La amortización amortización refleja contablemente esa pérdida de valor que se produce de una forma sistemática e irreversible y que supone un gasto del ejercicio.

El importe que se amortiza cada año varía en función del tipo de bien de que se trate, porque para cada clase de elemento se estima una vida útil determinada, entendiendo por vida útil el número de años en los que el bien va a estar en funcionamiento.

Así, un ordenador va a quedar obsoleto mucho antes que una furgoneta, por lo que se va a amortizar más rápidamente.

En la práctica, la amortización se lleva a cabo de la siguiente manera: supongamos que en mi negocio el inmovilizado es una maquinaria que he comprado por valor de 5.000 euros.

Y que según la normativa vigente este tipo de maquinaria se amortiza a razón de un 20% anual. Por lo tanto, en los próximos cinco años cada final de ejercicio haré un asiento en el que contabilizaré como la amortización de la maquinaria el importe de 1.000 euros.

De esta forma, habré ido imputando como gasto de cada ejercicio una parte del valor de la maquinaria porque se entiende que al finalizar el quinto año ya estará inservible y tendré que comprar otra para sustituirla.

Deterioro de valor

Con el deterioro de valor se refleja una disminución del valor de un activo pero que se ha producido en un momento concreto y por unas circunstancias determinadas. A diferencia de lo que ocurre con la amortización, la pérdida de valor no es de naturaleza sistemática ni irreversible, si no que se entiende que es posible que el valor perdido pueda volver a recuperarse en un futuro.

Aunque cada grupo tiene sus propias peculiaridades, el deterioro de valor es aplicable a:

  • las partidas del inmovilizado,
  • a las existencias,
  • a los créditos por operaciones comerciales y
  • a las inversiones financieras.

Variación de Existencias

En las empresas cuya actividad consiste en la compraventa de cualquier producto, y por tanto cuentan con mercancía (existencias), es obligatorio que reflejen contablemente la variación que su montante ha experimentado al compararlo en dos fechas distintas: al principio del ejercicio y en el momento del cierre contable.

Esta operación se llama variación de existencias

Se parte del recuento físico que previamente la empresa ha realizado de su stock y si éste es superior al que tenía a 1 de enero el incremento supondrá un ingreso. Si por el contrario el inventario final es inferior al que tenía a 1 de enero, la diferencia supondrá un gasto.

El por qué de esto te lo voy a explicar de una forma “muy poco ortodoxa” pero creo que así será fácil entenderlo:
La disminución de existencias es un gasto porque estoy consumiendo parte de la mercancía que tenía a principios de año. Es como si “comprara”.

Sin embargo, si las compras que realizo (o parte de ellas) no las consumo sino que las destino a aumentar mi almacén su importe será un ingreso para mí porque, en realidad, estoy aumentando mi activo, por lo tanto así neutralizaré las compras que en su momento contabilicé en el grupo 6.

Impuesto de Sociedades

Una vez calculado el beneficio o pérdida de la actividad por diferencia entre los saldos de las cuentas del grupo 6 (gastos) y 7 (ingresos) habrá que realizar el cálculo y contabilización del impuesto de sociedades, si procede.

El cálculo de este impuesto u su reflejo contable puede ser bastante complejo y su explicación requiere de una extensión que no es apropiada para este artículo dado su carácter general.

En este punto interesa que sepas, al menos:

  • Que para calcular el impuesto de sociedades hay que tener en cuenta la normativa que regula este impuesto.
  • Que el resultado contable no tiene por qué coincidir con el resultado fiscal, es decir, con el resultado que tiene lugar al aplicar la normativa tributaria.
  • Que cuando esto tiene lugar se originan las diferencias temporarias o permanentes.

Asiento de Regularización

Con el asiento de regularización se cancelan todas las cuentas de gastos (grupo 6) y de ingresos (grupo 7) y se determina el resultado del ejercicio.

Partiendo de las cuentas de mayor se debe realizar un apunte que cancele cada cuenta, es decir, que su saldo sea 0.

La diferencia entre el debe y el haber del asiento se contabilizará en la cuenta 129 “Pérdidas y Ganancias”, de forma que si la cuenta 129 se coloca en el debe el resultado es Pérdida y si se coloca en el haber del asiento el resultado es Beneficio.

Por ejemplo, sólo he usado dos cuentas de ingresos y gastos en mi contabilidad y los importes de sus mayores son:

  • Compras (600): 100 en el debe
  • Ventas (700): 400 en el haber

El asiento de regularización sería:

400 (700) Ventas a (600) Compras 100

a (129) Pérdidas y Ganancias 300

Incluso sin hacer asiento de regularización, en este ejemplo tan sencillo está claro que si he comprado por 100 euros y he vendido por 400 he obtenido un beneficio de 300 euros.

Por eso en el asiento de regularización la cuenta 129 “Pérdidas y Ganancias” está en el Haber y por ese importe de 300 euros.

Asiento de cierre

El último paso para terminar el cierre contable es el asiento de cierre propiamente dicho.

Con este asiento de cierre hay que dejar con saldo 0 todas las cuentas de mayor, igual que he explicado que se hace con las de ingresos y gastos en el asiento de regularización.

Sin embargo, en este asiento no puede haber diferencia entre el importe total del debe y el del haber. Si el proceso se ha hecho correctamente el asiento debe quedar cuadrado.

Veamos un ejemplo sencillo.

A la fecha del cierre contable los saldos de las cuentas de mayor, después del asiento de regularización, son:

Saldos en el Debe Saldos en el Haber

Clientes (430) 500 Capital (100) 100

Caja (570) 200 Pérdidas y Ganancias (129) 300

Existencias (300) 80 Proveedores (400) 380

Es asiento de cierre sería:

100 (100) Capital
300 (129) Pérdidas y Ganancias
380 (400) Proveedores
a (430) Clientes 500
a (570) Caja 200
a (300) Existencias 80

Como verás, si haces el libro mayor, todas las cuentan tienen saldo 0.

Pues bien, hasta aquí esta guía del cierre contable. Aunque es bastante genérica espero que te sea de utilidad y te sirva para tener unas nociones claras de las diferentes operaciones que integran este proceso.

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