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Contabilizar el renting

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Explico cómo contabilizar el renting

Vamos a ver detalladamente qué dice la teoría contable sobre como contabilizar el renting.
El renting también es llamado arrendamiento operativo, y antes de seguir adelante, vamos a definirlo.

Concepto clave: Qué es el Renting
El renting es un acuerdo en el que un arrendador acuerda con un arrendatario un derecho a utilizar un determinado activo (por ejemplo un coche) por un periodo de tiempo. A cambio percibe un importe único o una serie de cuotas.

Los distintos ingresos y gastos que pudieran tener lugar, se considerarán como ingreso y gasto del ejercicio en el que se devenguen, y se llevarán a la cuenta de pérdidas y ganancias por parte del arrendador o arrendatario.

El arrendador del renting tendrá que seguir presentando y valorando los activos que haya cedido en la operación, aumentando en su caso el valor contable con el importe de los costes directos (que se le puedan imputar por contrato). Dichos costes serán un gasto en el plazo acordado, y se actuará de igual forma en el caso de los ingresos del arrendatario.

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Diferencias entre el renting y el leasing

  • No hay opción de compra.
  • La propiedad del bien es del arrendador.
  • Los distintos gastos de mantenimiento o seguro por ejemplo, los pagará el arrendador.
  • Cuando acabe el contrato de renting se tiene que devolver el bien al propietario del mismo.

En este ejercicio práctico vamos a ver como contabilizar el renting, de forma correcta y de la mejor forma posible, con un ejercicio práctico. Veamos ya el enunciado del ejercicio sobre cómo contabilizar el renting:

Ejercicio sobre Renting de un coche

Una determinada empresa RC S.A. firmó el 1 de enero de 2010 un contrato de renting de un coche. Veamos cuales son las condiciones del contrato del renting:

  • Cuota anual sin IVA: 10.000 euros. Mantenimiento, amortización, intereses, seguro a todo riesgo e impuestos de circulación están incluidos.
  • Se han contratado un total de 400.000 km.
  • El plazo del contrato es de 4 años.
  • El coche vale según lo acordado 34.495 euros.
  • Tipo de interés aplicable: 4,25%.

Antes de ver la solución de este ejercicio sobre como contabilizar un renting, veamos un poco de normativa para ver qué es lo que tenemos que hacer. Según la Norma de Valoración 8ª del PGC Normal:

“… cuando de las condiciones económicas de un acuerdo de arrendamiento, se deduzca que se transfieren sustancialmente todos los riesgos y beneficios inherentes a la propiedad del activo objeto del contrato, dicho acuerdo deberá calificarse como arrendamiento financiero…”

Aunque no exista la opción de compra como tal, también se presumirá en los siguientes casos:

a) Contratos de arrendamiento en los que se entiende que la propiedad del activo se transfiere o que se hará en el futuro al arrendatario cuando se acabe el plazo.

b) Aquellos contratos en los que el periodo de arrendamiento coincida con toda o parte de la vida económica del activo (del coche en este caso) y siempre que de lo pactado se desprenda la racionialidad econónomica del mantenimiento de la cesión de uso

c) También en el caso de que cuando empiece el arrendamiento, el valor actual de los pagos mínimos que se hayan definido en el contrato supongan casi todo el valor razonable del activo

d) Cuando se de el caso de que existan características especiales del activo (coche en este caso) hacen que solo sea útil para el arrendatario.

e) El arrendatario del renting puede cancelar el contrato de arrendamiento, siendo las pérdidas sufridas por el arrendador asumidas por el arrendatario.

f) Los resultados que se deriven de los cambios en el valor del activo recaerán sobre el arrendatario.

g) El arrendatario puede prorrogar el arrendamiento por un segundo periodo. Los pagos por dicho periodo serán inferiores a los de mercado.

Según el apartado B), en este caso estamos ante un contrato de Arrendamiento Financiero, porque el plazo que se ha acordado en el arrendamiento cubre la mayor parte de la vida del coche (400.000 km). Vamos a calcular el valor actual de los pagos futuros según el interés que se da en el enunciado (4,25%)

valor actual

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Otro Ejemplo para Contabilizar el Renting de un coche

Imaginemos que el día 1 de enero de un año cualquiera, una determinada empresa suscribe un contrato de arrendamiento (un renting) por un vehículo para la empresa.

El contrato tendrá 36 mensualidades (900 euros mensuales), siendo la primera de ellas el 1 de febrero del año N. Las cuotas mensuales que tienen que pagarse incluyen el seguro del vehículo (90 euros) y los gastos de mantenimiento y puesta a punto (50 euros más el 21% de IVA)

La empresa que arrenda el vehículo pide una fianza de 2.700 euros. Las cuotas del renting tendrán un IVA del 21%

Se pide: Contabilizar el Renting

Solución al ejemplo de Renting de coche de empresa

Estamos a 1 de enero del primer año (N)

Veamos las operaciones correspondientes a la firma del contrato y a la entrega de la fianza (la fianza esta exenta de IVA)

operacion año N del renting

Veamos como se contabiliza cada mes por el devengo de la cuota de alquiler. También incluimos los gastos de seguro y mantenimiento.

contabilizacion de la cuota de alquiler del renting

A continuación vemos el pago de los recibos (el seguro no lleva IVA)

pago de los recibos del renting

Renting de una fotocopiadora o impresora. Cómo hacer la contabilidad del renting de una fotocopiadora.

Veámoslo con un ejemplo. En tu empresa tenéis una fotocopiadora en renting. El banco te envía una factura cada mes y además, la empresa propietaria de la fotocopiadora te envia una factura de garantía, otra por la cantidad de copias hechas y otra por el uso del fax. Veamos donde deberían registrarse estos movimientos.

  • La cuota en la que se registra el arrandamiento –> Cuenta 621
  • Importe de la fianza –> Cuenta 260 si es LP o cuenta 565 si es CP
  • La factura de las copias y el fax –> Cuenta 629

renting de una fotocopiadora

El asiento contable del renting de una fotocopiadora

Para hacer la contabilidad del renting de una fococopiadora, tendremos que hacer 3 apuntes en el libro diario. Primero un asiento por el alquiler de la fotocopiadora, después uno por los impuestos y por último un pago al arrendador.

Asiento estándar para contabilizar una fotocopiadora

renting de una fotocopiadora

Contabilizar las fotocopias. ¿Qué pasa si me paso de copias?

Es muy normal que las empresas propietarias de las fotocopiadoras cobren una cuota mensual, en el que se incluye un número fijo de copias al mes.

Dependiendo del acuerdo con la empresa, cada x meses se hace recuento de las fotocopias hechas. Y nos podemos encontrar con distintos escenarios:

  • Hemos hecho menos copias de lo que habíamos contratado. En este caso no pasaría nada, estando las copias incluidas en el trato del renting.
  • Hemos hecho más copias de las acordadas. En este caso, la empresa nos cobrará el exceso de copias. Lo que nos cobren dependerá de lo estipulado en el contrato del renting de la fotocopiadora.

Cómo se contabilizar el exceso de copias.

El exceso de copias con la empresa que nos suministra la fotocopiadora no debería contabilizarse en la cuenta 629 (gastos de oficina), si no que debe incluirse en la propia contabilidad del renting de la fotocopiadora.

Por lo tanto, si hemos tenido un exceso de fotocopias, tendremos que contabilizarlo en la cuenta 621, que es la cuenta del alquiler de la fotocopiadora.

¿Qué debes mirar al firmar el contrato de renting de la fotocopiadora?

Un punto que debe tenerse en cuenta es qué queremos hacer con la fotocopiadora al terminar el contrato de renting.

El proveedor de la fotocopiadora ofrecerá seguramente que nos quedemos con la fotocopiadora, pero dependiendo de la situación de la empresa, puede que sea un error. Te contamos porqué.

  • En primer lugar, los rentings de fotocopiadoras pueden durar desde 3 a 6 años. 6 años es mucho tiempo, por lo que tienes que tener en cuenta que la fotocopiadora se puede quedar obsoleta, pasado ese tiempo, con lo que tendrías que gastar más dinero en arreglarla, cambiarle piezas, etc. Probablemente te salga a cuenta pagar el renting de otra fotocopiadora totalmente nueva.
  • Dependiendo del contrato, también podemos estar cometiendo una infracción. Si en el contrato se indica un precio de venta, se trataría de un leasing y no un renting.

Por ello, es importante que al hacer el contrato de renting de la impresora, no se incluya el precio de compra al final del contrato.

Ventajas del renting de fotocopiadoras.

  • Contar siempre con la última tecnología. Al renovar cada x años las fotocopiadoras, puedes estar seguro de que tendrás prácticamente los mejores modelos del mercado.
  • Dispondrás de más dinero líquido, sin tener que pagar una cantidad importante al principio.
  • Te interesa a nivel de impuestos, ya que se puede deducir completamente del impuesto de sociedades.
  • A nivel contable, también es ventajoso. El renting de fotocopiadoras se contabiliza como un gasto y no tiene amortizaciones.

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